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在簡報中注入熱情與能量(一)

您是否和他人一樣感到製作商務簡報、報告簡報很困難？這一期，我們將告訴您如何在商務簡報中投注熱情與活力。

為簡報妥善準備 - 要訣之一就是妥善準備。確認目標，如果您還不確定，就請教邀約您的人。您希望這次簡報能達到什麼功能？是提供信息？還是要銷售某種概念？您的演講可以有多少時間？其他要考慮的是現場可以提供的資源和教具。您是否需要預定演講廳？還有其他任何安排是您需要處理的嗎？

盡可能多瞭解您的聽眾。他們對這個主題的了解程度如何？他們的目標是什麼？哪種語言會讓他們感到輕鬆自在？如果聽眾的知識水平有差距，可考慮把說明會區分成兩段式。準備應對聽眾可能提出的反對意見。

準備簡報講稿 - 從經驗法則來看，籌備時間可能比演說時間長達 7倍之多。請記住要把您現有的工作量、同事打擾而中斷等因素列入準備時間內。試著利用現有的教具。

對主題做腦力激盪。收集各方面題材，把主題分為三方面：

1. 需要知道的
2. 樂於知道的
3. 題外話

以邏輯順序編譯�需要知道�的主題，並準備一步步切入主題。如果對該主題缺乏足夠的知識，要請教您團隊中的同事或專家。

建構簡報講稿 - 最常見的簡報結構包括：

1. 引言
2. 主體
3. 結論
4. 問答時間

引言應包括：

• 自我介紹
• 當前議題
• 您將囊括的主題
• 為什麼觀眾要來參加該簡報說明會
• 觀眾可獲得的好處
• 簡報需多久時間
• 何時可以提問

這是一個為主題展示您的熱情和活力的重要時刻。在做簡報時，第一印象非常重要。正如前面提過的，內容應該要合乎邏輯，並以循序漸進方式呈現。把簡報文稿分成小段落；在進行下一個小段落之前，先總結該小段落。強調摘要，加強重點學習。如果您要讓現場觀眾在每個段落結尾提問，應該在簡報一開始介紹時就先告知。

結論就是當您重申本次簡報的目的，並且檢視已完成的目標。突顯本次簡報的關鍵點，並強調對觀眾的益處。記憶口訣是親吻式KISS(盡簡短)結論法（盡量簡單且簡短）。

問答時間是最難預作準備的。在做腦力激盪時，要考慮觀眾可能提出的反對意見，並在簡報的主體內文內先提出說明。請您的同事幫忙提出問題，越難越好。